Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами в коммерческой организации

ВВЕДЕНИЕ

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т.п.
Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами позволяет контролировать возникновение у подотчетных лиц обязанности по предоставлению документального обоснования траты полученных ими подотчетных сумм на нужды организации, а также относить расходы, осуществленные через подотчетных лиц, в состав себестоимости продукции, работ, услуг.
Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами позволяет не только определить, достоверно ли отражены данные о задолженности подотчетных лиц в бухгалтерском балансе и достоверно ли отражены данные о командировочных расходах в составе расходов организации (себестоимости продаж, прочих расходов), но и дает возможность выявить слабые места в системе внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами и устранить выявленные в ходе аудита недостатки в системе.
Поэтому актуальность изучения особенностей учета расчетов с подотчетными лицами, его рациональной и правильной организации, актуальность проверки достоверности отчетности в части раскрытия информации о задолженности подотчетных лиц высока.
Целью выпускной квалификационной работы является раскрытие особенностей учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на примере АО «ОЭК».
Для реализации поставленной цели выполняются следующие задачи:
 рассмотреть порядок нормативно-правового регулирования расчетов с подотчетными лицами;
 описать виды, формы и порядок отражения в учете расчетов с подотчетными лицами;
 рассмотреть порядок ведения аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами по данным организации;
 описать порядок аудиторской проверки по учету расчетов с подотчетными лицами по данным организации;
 обобщить результаты исследования и предложить рекомендации по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
Объектом исследования является АО «Объединенная Энергетическая Компания» (АО «ОЭК») – одна из крупнейших электросетевых компаний Москвы, занимающаяся развитием, эксплуатацией и реконструкцией принадлежащих городу электрических сетей.
Предмет исследования – учет и аудит расчетов с подотчетными лицами.
При написании выпускной квалификационной работы были использованы нормативные и законодательные акты, регулирующие порядок ведения бухгалтерского учета и проведения аудиторских проверок, а также учебники и учебные пособия по бухгалтерскому учету и аудиту.
 
ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1. Роль и значение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в условиях рыночной экономики
Операции по расчетам с подотчетными лицами играют важную роль в хозяйственной деятельности организации вне зависимости от отрасли, в которой она осуществляет деятельность, причем достаточно часто операции с подотчетными лицами связаны непосредственно с кассовыми операциями. На законодательном уровне порядок осуществления кассовых операций жестко регламентирован, отступление от установленного порядка приводит к административной ответственности предприятия в виде штрафных санкций, размер которых является достаточно существенным для любой организации вне зависимости от сферы и масштабов ее деятельности.
Подотчетным лицом является сотрудник организации, которому работодатель авансом выдает денежные средства в целях совершения покупок, необходимых для ведения своей деятельности, как правило, на приобретение канцтоваров, хозяйственных принадлежностей, ГСМ, а также на командировочные и представительские расходы. [17, с.41]
Цель учета расчетов с подотчетными лицами заключается в обобщении информации о расчетах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчет на хозяйственные и представительские расходы, на служебные командировки (рис. 1).

Рисунок 1 – Виды расчетов с подотчетными лицами
Формы выдачи денежных средств под отчет: расчеты наличными через кассу и безналичным путем, включая корпоративные карты, зарплатные карты (рис. 2).

Рисунок 2 – Формы расчетов с подотчетными лицами

Как видно из схемы на рис. 2, безналичные расчеты с сотрудниками по подотчетным суммам возможны как с использованием личных банковских карт сотрудников, так и корпоративных карт (карты, открытых на подотчетных работников к расчетному счету организации или к специально открытому карточному счету).
Перечень должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, должен ежегодно утверждаться руководителем предприятия в приказе с указанием цели выдачи подотчетных сумм и их предельных размеров. Основанием для выдачи подотчетных сумм является приказ руководителя. Сумма денежных средств, выданная под отчет, должна расходоваться лишь по прямому назначению. [16, с.51]
Задачи бухгалтерского финансового учета расчетов с подотчетными лицами сопряжены с несколькими аспектами учетного процесса:
 определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым дается право получать денежные средства под отчет;
 не выдаются ли подотчетным лицам денежные средства под отчет сверх установленных размеров или лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам;
 не допускается ли оплата через подотчетных лиц расходов, которые могли быть оплачены непосредственно из кассы или с расчетных счетов предприятия;
 подтверждает ли руководитель предприятия целесообразность произведенных расходов;
 своевременно ли отражается в учете расходы подотчетных сумм;
 расходуют ли подотчетные лица, полученные суммы, на те цели, на которые эти суммы выданы. [20, с.39]
Информация о задах учета расчетов с подотчетными лицами наглядно представлена в виде рис. 3.
Рисунок 3 – Задачи учета расчетов с подотчетными лицами

Как видно из рис. 3, задачи учета расчетов с подотчетными лицами связаны с контролем, достоверностью и формализацией хозяйственных операций, связанных с предоставлением денежных средств в подотчет.
Таким образом, ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами позволяет только систематически контролировать обоснованность расходов подотчетных лиц и дисциплинировать сотрудников, а также позволяет сформировать информационную базу для анализа использования подотчетных сумм в соответствии с их целевым назначением.

1.2. Методологическое обеспечение учета расчетов с подотчетными лицами
Согласно Плану счетов от 31.10.2000 г. № 94н счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет.
На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» делается запись в учете по дебету счета 71 с кредита счетов учета денежных средств 50 или 51. На израсходованные подотчетными лицами суммы делается запись по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты (счета 20-29, 44, 91) и приобретенные ценности (счета 10, 41, 08), или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов (счет 60 – оплата поставщику). [7]
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. В «программе 1С: Бухгалтерия» аналитический учет ведется в разрезе подотчетных лиц и выданных подотчетных сумм (субконто «Подотчетные лица»).
При использовании на предприятии корпоративных карт для расчетов с подотчетными лицами делаются записи с использованием счета 55 «Специальные банковские счета», при этом сама карта является собственностью банка, ее выдавшего, поэтому на счетах бухучета предприятия, для которого она выпущена, факт выдачи карты сотруднику не отражается. Предприятие может вести учет таких карт в специальном журнале либо формировать перечень доверенностей, выданных сотрудникам на получение корпоративной карты в банке. [15, с.91]
Бухгалтерские записи по счету 71 обобщены в табл. 1.
Таблица 1 – Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

Поскольку использование электронных форм расчетов и платежей в современных условиях становится неизбежным, то рассмотрим особенности учета по приобретению электронных билетов.
Электронные билеты имеют особую структуру и форму, которые утверждены ведомственными нормативными актами. Так, форма электронных проездных железнодорожных документов утверждена Приказом Минтранса России от 21.08.2012 г. № 322, а электронного авиабилета – Приказом Минтранса России от 08.11.2006 г. № 134. При покупке электронного железнодорожного билета пассажиру выдается контрольный купон, который является документом строгой отчетности. При приобретении электронного авиабилета оформляется и выдается пассажиру маршрутная квитанция, также признаваемая документом строгой отчетности. А при регистрации на рейс пассажир получает еще посадочный талон, который подтверждает сам факт перевозки. [29, с.41]
В Письме Минфина РФ от 06.06.2017 г. № 03-03-06/1/35214 указано, что для подтверждения расходов на покупку авиабилета в электронной форме необходимы и маршрутная квитанция, и посадочный талон. Причем посадочный талон должен содержать штамп о досмотре. [21, с.62]
Бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетным лицом по приобретению электронных билетов обобщены в табл. 2.
Таблица 2 – Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами по приобретению электронных билетов


Следует отметить, что на тот момент, когда электронный билет приобретен, его стоимость не должна относится на затраты, электронный билет учитывается на счете 50.03 «Денежные документы». [13, с.56]
Выдача денежных средств оформляется расходным кассовым ордером (выдача из кассы) или платежным поручением (перечисление на банковскую карту) или выпиской банка с корпоративного счета карты с приложением служебной записки от сотрудника с подписью руководителя или приказа руководителя. Подотчетные лица в подтверждение расходов полученных авансов обязаны представить бухгалтерии авансовый отчет с приложением подлинных документов, подтверждающих произведённый расход полученных на предприятии денежных сумм. Неизрасходованные подотчетные суммы сдаются в кассу, при этом оформляется приходный кассовый ордер. В случае перерасхода средств он возмещается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (выдача из кассы) или платежному поручению (перечисление на банковскую карту). [24, с.20]
Схема документооборота по расчетам с подотчетными лицами представлена на рис. 4.

Рисунок 4 – Схема документооборота по расчетам с подотчетными лицами

Как видно из рис. 4, данные о выдаче денежных средств под отчет и их расходовании обобщаются в главной книге по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Дебетовое сальдо счета отражает задолженность подотчетных лиц по выданным им денежным средствам, а кредитовое сальдо – задолженность предприятия перед подотчетными лицами по возмещению перерасхода. Кроме того, за время нахождения в командировке сотруднику начисляется зарплата исходя из среднего заработка. [1]
Учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте имеет ряд особенностей, обусловленных особым порядком покупки и использования иностранной валюты для оплаты командировочных расходов подотчетных лиц.
Заграничная командировка представляет собой поездку за границу на ограниченный срок по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного задания. [22, с.65]
За время пребывания в заграничной командировке в соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ работнику выплачиваются командировочные расходы. Состав командировочных расходов показан на рис. 5.

Рисунок 5 – Состав командировочных расходов

Как видно из рис. 5, перечень командировочных расходов ограничен только распоряжениями и разрешениями руководителя организации, а также требованиями к их обоснованности и документальному подтверждению.
Порядок покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов регламентируется Указанием ЦБ РФ от 14.08.2008 г. № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации», в котором говорится о том, что покупка организацией наличной иностранной валюты для выдачи под отчет не допускается. Иностранная валюта, зачисленная на текущий валютный счет, может быть получена в кассу организации или перечислена уполномоченным банком на счет командируемого за пределы РФ работника в банк – нерезидент. Открытие счета на имя командируемого подотчетного лица в банке – нерезиденте допускается только на период его пребывания в заграничной командировке. Наличная иностранная валюта выдается по специальной справке, которая является основанием для контроля за расходованием выданных денежных средств в иностранной валюте. [10]
По окончании срока командировки работник должен в установленный срок представить в бухгалтерию организации утвержденный авансовый отчет с приложением оправдательных документов. Остаток неиспользованной иностранной валюты, выданной подотчетному лицу на командировочные расходы, должен быть возвращен в кассу организации.
Суточные в иностранной валюте выплачиваются только за время пребывания на территории иностранного государства. Суточные за день пересечения границы из РФ оплачиваются в иностранной валюте, а в РФ – в рублях. День выбытия из иностранного государства определяется по отметке в загранпаспорте. Все расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документами (счета или квитанции, проездные документы). [27, с.87]
Если работник, направленный в командировку на территорию иностранного государства, вернулся в РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте ему выплачиваются в размере 50% от нормы суточных, принятой в организации и утвержденной в ее локальных нормативных актах.
Предельные нормы суточных за границей для целей налогообложения прибыли отсутствуют, но суточные сверх нормы (700 руб. в сутки при командировках в России или 2500 руб. в сутки при командировках за границу) включаются в совокупный доход работника и подлежат обложению НДФЛ в соответствии с главой 23 Налогового Кодекса РФ, на них начисляются страховые взносы в соответствии с главой 34 Налогового Кодекса РФ.
Предельные нормы расходов по найму жилого помещения для целей налогообложения прибыли также отсутствуют, такие суммы не подлежат налогообложению в полном объеме при условии документального подтверждения. [2]
Отражение расходов подотчетного лица по заграничным командировкам на счетах бухгалтерского учета приведено в табл. 3.
Таблица 3 – Корреспонденция счетов по учету операций, связанных с заграничными командировками сотрудников